Cómo guardar un correo electrónico de Outlook en formato PDF

Cómo guardar un correo electrónico de Outlook en formato PDF

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Cuando haces un trabajo o un proyecto personal que implica información electrónica, siempre es útil tener todo lo que necesitas en un solo lugar, como una sola carpeta en el disco duro o en la nube.

Pero eso puede ser difícil cuando los documentos están en formatos diferentes. Puede tener archivos de Word y hojas de cálculo de Excel en un archivo, archivos HTML marcados en línea y mensajes almacenados en su servidor de correo electrónico.

La mayoría de las veces, es posible convertir los archivos a un formato más fácil de trabajar. Ese es el caso del correo electrónico, que puede convertirse en un archivo de formato de documento portátil (PDF).

Un archivo PDF puede almacenarse junto con Word, Excel y otros tipos de documentos en una carpeta de documentos normal, y puede ser compartido y visto por otros, independientemente del tipo de equipo o software que tengan.

Los archivos PDF también pueden ser protegidos con permisos y contraseñas.

A continuación se explica cómo convertir los mensajes de correo electrónico de Microsoft Outlook en archivos PDF.

  • En Outlook, abra el mensaje que desea convertir a PDF.
  • Haz clic en la pestaña Archivo y selecciona Imprimir.
  • En Impresora, haz clic en el menú desplegable y selecciona Microsoft Print to PDF.
Outlook
  • Haz clic en Imprimir.
  • En el cuadro de diálogo Guardar salida de impresión como, navegue hasta la carpeta donde desea guardar el archivo PDF.
Cómo guardar un correo electrónico de Outlook en formato PDF 3
  • Si desea cambiar el nombre del archivo, hágalo en el campo Nombre del archivo y luego haga clic en Guardar.
  • El archivo se guardará en la carpeta que haya elegido.

Versiones anteriores de Outlook

Para las versiones de Windows anteriores a 2010, tendrás que guardar el mensaje de correo electrónico como un archivo HTML y luego convertirlo a PDF.

A continuación te explicamos cómo:

  • En Outlook, abre el mensaje que quieres convertir.
  • Haz clic en la pestaña Archivo y selecciona Guardar como.
  • En el cuadro de diálogo Guardar como, desplázate hasta la carpeta en la que deseas guardar el archivo.
  • Si deseas cambiar el nombre del archivo, hazlo en el campo Nombre del archivo.
  • Haz clic en el menú desplegable Guardar como tipo y selecciona HTML, y luego haz clic en Guardar.
  • Ahora abre Word y haz clic en la pestaña Archivo y, a continuación, selecciona Abrir. Selecciona el archivo HTML guardado.
  • Haz clic en la pestaña Archivo y selecciona Guardar como.
  • Busca la ubicación en la que deseas guardar el archivo. En el cuadro de diálogo Guardar como, haz clic en el menú desplegable Guardar como tipo y selecciona PDF.
  • Haz clic en Guardar.
  • El archivo PDF se guardará en la carpeta que hayas seleccionado.

Convertir correo electrónico a PDF con Office 2007

Si usas Outlook 2007, no hay una forma fácil de convertir un mensaje de correo electrónico directamente a un PDF.

Pero puedes obtener la información en un PDF usando unos pocos pasos adicionales:

  • En Outlook, abre el mensaje que quieres guardar.
  • Coloca el cursor dentro del mensaje y pulsa Ctrl+A en el teclado para seleccionar todo el cuerpo del mensaje.
  • Presiona Ctrl+C para copiar el texto.
  • Abre un documento de Word en blanco.
  • Pulsa Ctrl+V para pegar el texto en el documento.
  • Presiona el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Guardar.

Este proceso no incluirá el encabezamiento del mensaje. Si desea incluir esa información, puede escribirla en el documento de Word manualmente o hacer clic en Responder > Reenviar, copiar el contenido y pegarlo en el documento.

  • Dentro del documento de Word, presiona el botón de Microsoft Office, pasa el puntero sobre Guardar como y selecciona PDF o XPS.
  • En el campo Nombre de archivo, escribe un nombre para el documento.
  • En la lista Guardar como, selecciona PDF.
  • En Optimizar para, elija la calidad de impresión que prefiera.
  • Haga clic en Opciones para seleccionar configuraciones adicionales y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  • Haga clic en Publicar.
  • El archivo PDF se guardará en la carpeta que haya seleccionado.

Convertir el correo electrónico a PDF en un Mac

Sigue estos pasos si usas Outlook en un Mac:

  • En Outlook, abre el mensaje que quieres convertir a PDF.
  • Haz clic en Archivo > Imprimir.
  • Haz clic en el menú desplegable PDF y selecciona Guardar como PDF.
  • Escribe un nombre para el archivo PDF.
  • Haz clic en la flecha que aparece junto al campo Guardar como y navega hasta la carpeta en la que deseas guardar el archivo.
  • Haz clic en Guardar.
  • El archivo PDF se guardará en la carpeta que hayas seleccionado.

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Angel Matos

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